Consultoria

A Proposta do Buffet e seus Serviços

30/09/2009 ás 12:44:43

A proposta é a informação recebida em uma conversa inicial sobre as comidas ou em uma reunião com o futuro cliente. Deve-se discutir a respeito de idéias de cardápio, das comidas, das bebidas, qual a equipe necessária, quais equipamentos serão alugados, sobre a quantidade de comida e as taxas de bebida.

Depois da aceitação da proposta, a empresa de Buffet contratada deve marcar outra reunião para discutir sobre a decoração. E Tem que existir uma comunicação entre os profissionais que estão fazendo a comida, com os que estão decorando para que o ambiente seja tudo bem organizado em seu lugar.

As empresas como a de decoração, cerimonial e assessoria, mostra tudo o que vai acontecer no salão, mostra até aonde vai os utensílios, dando a equipe de Buffet uma planta precisa do evento.

Uma ferramenta muito importante é a programação bem detalhada. O Buffet tem pensar em muitos pontos antes de finalizar a sua programação.

Se o evento conta com aluguel de aparelhos que tem tempo de devolução, tem que preparar bem o tempo e cumprir tudo dentro do combinado.

Desde o primeiro contato que a entre cliente e a empresa de Buffet até o acontecimento do evento, a prestação do serviço exige muito planejamento e preparação.

A comida é uma grande estrela dos Buffet, mas não é a única parte, o Buffet tem que estar por dentro de tudo o que foi planejado para o evento. E Com o clima certo, pode apelar para todos os sentidos e realizar um evento bem especial e memorável. È claro que uma comida bem linda pode despertar seu paladar, olfato, visão e até mesmo o tato, mas não deve brilhar mais que o resto do evento. Os buffets trabalham para que tudo o que foi organizado, causem o mesmo impacto.

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Atenção do Formando com o Contrato

30/09/2009 ás 12:26:38

Estudante deve prestar atenção ao contrato

Os estudantes devem ter cuidado, principalmente, com o contrato que irão assinar com a empresa organizadora do evento ou com a comissão de formatura ,infelizmente existem empresas não confiáveis neste seguimento.

Verifique as referencias das empresas contratadas e sua condição junto aos órgãos legais.

Devem constar no contrato os nomes de todas as partes envolvidas não só dos membros da comissão de formatura, mas de todos os formandos e deve ter todas informações de como será o evento. As informações devem ser claras e acessíveis.

Cuidado com empresas que oferecem favores pessoais, suborno ou qualquer forma de premiação ilícita. Geralmente este tipo de empresa poderá trazer transtornos e conflitos.

Os estudantes têm que ler o contrato e suas cláusulas com muita atenção. Em caso de duvidas consulte um advogado ou um especialista no assunto.

Caso perceba que as cláusulas do contrato não estão sendo cumpridas ou as informações não estejam acessíveis procure o representante da comissão do seu curso. Caso não haja a ação necessária procure os órgãos legais competentes (Ex.PROCON) ou consulte um advogado.

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Cronograma para Organizar a Formatura

16/09/2009 ás 12:15:29

Organizando a colação de grau e Baile de formatura sem contratempos

Mesmo que seu curso da Universidade esteja longe do fim, o quanto antes uma turma começar a pensar na formatura é melhor. Terão tempo para organizar tudo com calma, sem crises, e arrecadar dinheiro para melhores negociações de pagamento. O tempo mínimo para organizar tudo, é seis meses. O ideal é começar a programação no início do terceiro ano da faculdade. Em cursos como Medicina que costumam promover cerimônias e festas maiores e mais caras é aconselhável que comecem o planejamento no primeiro ano de faculdade.

Sugestão de Cronograma de Atividades para Organização de sua Formatura

Missa ou Culto Ecumênico

Contratação de Igreja 12 Meses

Definir Decoração 3 Meses

Definir Missais ou culto 6 Meses

Definir Participantes 5 Meses

Definir Músicas 5 Meses

Colação

Escolha de Convites 12 Meses

Contratação de Foto/Filmagem 12 Meses

Definir Homenageados 5 Meses

Definir Homenagens 2 Meses

Baile

Definir Salão / Clube 24 Meses

Definir Banda 20 Meses

Definir Buffet 12 Meses

Definir Decoração 3 Meses

Lugares no Salão 6 Meses

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Organização no dia do evento

30/09/2009 ás 12:46:56

Chegou o dia da festa. Não pode deixar de reparar, se tudo foi conferido certinho como: Toalhas, copos, bandejas, potes, panelas, toda a prataria e o que mais estiver na lista.

A equipe de Buffet deve descarregar tudo bem rápido na cozinha e então organizar as mesas e cadeiras de acordo com a planta feita antes do evento. O coordenador é quem planeja o evento e toda a organização. Na hora da arrumação do salão a empresa trabalha em parceria com outros fornecedores. Este é o ponto em que uma programação detalhada, deve ter a planta baixa ou um esboço da festa têm que estar à mão. O plano detalhado ajuda o florista, a saber, onde ele colocara cada um dos arranjos e ajuda os músicos, a saber, onde instalar seus instrumentos, etc.

O serviço

Toda empresa que é contratada corretamente tem conhecimento de suas responsabilidades, o evento deve correr tranqüilamente. No andamento da festa o coordenador continua fiscalizando os detalhes, para ver se o planejamento estabelecido esta sendo seguido à rica para não haver erros nem incômodos.

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Organizando a Comissão e suas Atribuições

17/09/2009 ás 12:37:25

Primeiro escolha a comissão de formatura com um grupo de alunos voluntários de uma ou mais turmas do curso que se reunirão para organizar os eventos da formatura como: missa ou culto ecumênico, colação de grau e baile. A comissão deve ter um representante e um suplente de cada turma.

Para 30 ou 40 formandos o ideal é uma comissão menor com cinco membros. Mais de 40, pode se incluir outros cargos como vice-secretário, suplentes, não exceder mais que 10 membros.

Participar da comissão exige comprometimento, responsabilidade, tempo e paciência.

Quando viável ou necessário a comissão cria uma associação sem fins lucrativos e registra no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas. Para esse registro é preciso que a comissão crie normas que vão dirigir suas atividades. Este estatuto deve descriminar quem constitui a associação, deveres dos participantes, administração, quórum de instalação e deliberação, resolver os tramites , determinar as prestações de contas, prazos de pagamento e prestação de contas, validade e dissolução da associação, nome da comissão, sede da mesma, estrutura hierárquica e a atribuição de tarefas.

A comissão escolhe os alunos que serão oradores, normalmente um por curso envolvido; eles indicam um professor que se destaque para ser o paraninfo de todas as turmas, mesmo de cursos diferentes; escolhe os professores homenageados, um por curso; e indicar um patrono, que normalmente é uma personalidade de destaque na área profissional dos formandos.

Outro passo é pedir aos que já se formaram forneçam informações sobre empresas especializadas em organização de eventos. A empresa deve organizar a cerimônia de colação de grau e o baile de formatura. A comissão pode optar que a arrecadação de dinheiro entre os formandos seja feita pela empresa ou pela própria comissão. Porem os demais contratos com salões de eventos, buffet, banda, convites, fotos, etc. podem ficar a critério da empresa desde que aprovado pela comissão. É importante examinar orçamentos detalhadamente e visitar as festas organizadas pelas empresas selecionadas. Verifique se as empresas são registrada e se há ações na Justiça.

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Os primeiros passos para o sucesso

30/09/2009 ás 12:42:32

Após contatar as empresas e verificar e apresentar tudo o que precisa para o evento, começa então reuniões entre as empresas e o cliente, as empresas tendo suas informações preparam suas propostas. E como cliente, a turma deverá estar pronta para fornecer as seguintes informações:

Data e horário do evento?

Quanto gastar com o Buffet?

Quantas pessoas serão convidadas?
Qual será o local do evento?

Se dependendo de algum assunto especial da festa, podem surgir outras questões para se conversar. E é de grande importância esse primeiro contato, pois ele influenciará muito na proposta da empresa. Se já tiverem uma idéia de como quer o evento, busque sempre ser bastante claro nas explicações.

A empresa entendendo o que se espera e sabendo dos recursos que será disponível, examinará o que pode ser feito. Se a proposta da empresa não for interessante para a turma, isso não é o fim do mundo. Mas mostra que se devem estudar mais as opções e ter mais conversas. É importante lembrar também que os profissionais do Buffet eles tem conhecimento das dificuldades que as comissões enfrentam e estão sempre dispostos a oferecer ajuda.

È normal os formandos terem algo bem definido na mente e depois descobrir que, com o número esperado de convidados, o orçamento da turma não é suficiente para a realização do evento previsto. Então irão partir para uma revisão e ver quais a prioridades dos formandos.

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Passos iniciais para o Planejamento

30/09/2009 ás 12:38:31

Os Primeiros Passos

Existem vários passos a seguir, para o planejamento e a realização do evento, deve-se reparar a ordem e buscar com antecedência mínima em que os fornecedores de serviços devem ser contratados. Verifique os itens essenciais de uma festa e seus prazos:

1º - Banda: a escolha desse item deve ser de 8 meses a 2 anos, antes do evento, leva tempo porque se deve avaliar, visitar, negociar e fazer a contratação. Na maioria das vezes se define a data da festa vendo a disponibilidade da banda escolhida.

2º - Local da festa: depois da escolha da banda, deve-se ir atrás de um salão para a festa, e esse espaço tem que atender todas as necessidades dos formandos como, espaço para todos os convidados, banheiros, cozinha, estacionamento, espaço para o palco, etc. Mas a escolha de um local para festa pode ser feita antes mesmo de contratar a banda. Essa prioridade de escolha dependerá da disponibilidade de cada empresa tanto a de banda como a do espaço para a festa.

3º - Buffet: Após a escolha de banda e salão, próximo passo é contratar um Buffet. É recomendado que antes de contratar seus serviços possa se degustar seus salgados, doces e pratos quentes, para saber qual será o cardápio da festa. Uma boa sugestão é pedir referências de empresas que já realizarão esse serviço para outras turmas. È importante que o número de convidados seja certo e nada seja omitido, pois se for omitido pode haver falta de comida ou bebida e isso em uma festa é um grande descuido.

4º - Cerimonial: Eles são responsáveis por produzir e organizar a festividade. Tenha referências de empresas antes de contratar. É aconselhável contratar empresas com experiência comprovadas na realização de formaturas.

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Preocupações com Estrutura e Serviços

30/09/2009 ás 12:35:39

1 - Plataforma de Som ou House Mix

Em muitos eventos, que tinha tudo para ser um grande sucesso, acaba sendo uma situação incômoda, e às vezes com conseqüências graves. Em alguns casos pode deixar aparecer certa desorganização, que gera um desconforto e apreensão. Momentos desagradáveis quando ocorridos nunca é esquecido por aqueles que se vêem diante de fatos constrangedores ou incômodos durante o evento.

Em um evento a vários detalhes tanto pequenos como grandes, todos fazem parte de um conjunto da obra. È importante que se atente desde os detalhes da decoração, como o cumprimento das normas de segurança ou até mesmo leis.

Para que a festa dê apenas lembranças boas e agradáveis a todos, aí vão algumas dicas:

A house mix é a plataforma de controle de som, que fica localizada no centro do salão. Ao fazer o mapeamento das mesas no salão antes do evento, devem – se lembrar da house mix que ficara no centro, ao esquecer esse detalhe será necessário mudar e fazer outro mapeamento.

2 – Manobrista

Não é aconselhável que a comissão de formatura contrate diretamente um manobrista, pois se houver quaisquer danos aos automóveis, não será culpa do manobrista mais sim da comissão que o contratou. Se o espaço alugado já fornecer manobrista exclusivo, leia o contrato e veja se a empresa que vai prestar o serviço se responsabiliza pelo dano nos carros, para que a responsabilidade não seja da comissão de formatura.

3 - Marcação da hora

É aconselhável que as portas sejam abertas para os convidados uma hora antes do início do evento, para que de tempo para todos estacionar e entrar no evento. È interessante que essas informações estejam no convite individual de cada pessoa.

4 - Montagem

Quando contratar o espaço para o evento, a comissão deve estar atenta ao tempo que eles terão antes do evento para realizar as montagens de equipamentos de som, decoração, palco, mesas e etc. As empresas responsáveis pela montagem e preparação deverão ter pelo menos 12 horas para trabalhar antes do início da festa.

5 - Pagamento de quebras e perdas

A comissão fazendo uma arrecadação de recursos, não pode se esquecer que será cobrada à parte tudo o que for quebrado ou perdido durante a festa. Dando importância para isso, evita que a comissão tenha que arcar com os prejuízos depois que acabar o evento.

6 - Ambulâncias e paramédicos

Em grandes eventos a presença de ambulância e paramédicos é exigida. Ao fazer a cotação de valores para escolher as empresas organizadoras do evento a ser contratada, a comissão deve se lembrar de incluir ou não este item importante, que irá garantir um atendimento médico a todos os convidados que por acaso se machucarem ou que se sentirem mal no decorrer da festa.

7 - Momento de valsas

Não tem um momento certo para a dança das valsas. Quem cuida do melhor momento de se dançar as valsas é a empresa de cerimonial, ela cuidara para que os formandos sejam convidados junto com seus pares a estar na pista. E a banda deve estar sempre preparada para executar as valsas segundo a ordem da cerimonialista.

8 - Direitos Autorais

Em bailes de formatura que houver uma banda no palco, é obrigatório o pagamento de uma taxa chamada de ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direitos Autorais), que se refere aos direitos autorais das músicas tocadas. Essa taxa pode variar de acordo com cada evento, tais como: número de pessoas, localização e etc. A comissão deve estar atenta as essas variações desses valores ao definir qual será o salão de festas e qual o número de convidados.

9- Segurança

Nos eventos deve haver seguranças, e esses seguranças devem ter uma autorização da Polícia Federal para que possam exercer sua atividade com qualidade e garantia. Seguranças não autorizados podem, ao invés de ajudar, causar mais confusão. Um bom segurança não é aquela pessoa que só aparente ser forte, mas sim aquele que sabe usar sua força em favor do bem estar dos convidados do evento.

10 - Presença de menores

Como é comum a presença de menores em bailes de formatura. Deve-se providenciar um alvará junto ao juizado de menores, para que não haja problemas, pois qualquer festa pode estar sendo fiscalizada.

11 – Energia

È importante os formandos verificar com o produtor se a necessidade de geradores de energia para a festa, eles são bem úteis quando esta em épocas chuvosas, onde podem ocorrer mais quedas de energias, esse detalhe pode salvar a festa, pois em alguns locais a condições da energia é normal para o seu funcionamento, mas a energia não suporta grandes eventos.

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